Projekt „Promotion and preservation of culture heritage in the area of Krosno and Uzhgorod” współfinansowany przez Unię Europejską na potrzeby Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2014-2020.
Załącznik nr 2
do Regulaminu udzielania zamówień publicznych
o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 zł netto,
w Biurze Wystaw Artystycznych w Krośnie
ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 01.06.2021
Na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Biuro Wystaw Artystycznych zwraca się z zapytaniem ofertowym o cenę dostaw/usług/robót budowlanych*
1. Nazwa przedmiotu zamówienia
Wykonanie usługi tłumaczenia pisemnego z języka polskiego na język angielski oraz ukraiński i z języka ukraińskiego oraz angielskiego na język polski oraz tłumaczenia ustnego z języka ukraińskiego na język polski i odwrotnie dla Biura Wystaw Artystycznych w Krośnie na potrzeby projektu „Promotion and preservation of culture heritage in the area of Krosno and Uzhgorod”
2. Wprowadzenie
1) Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.).
2) Postępowanie prowadzone jest na podstawie procedury określonej w § 6 Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 zł, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 2/2021 Dyrektora Biura Wystaw Artystycznych w Krośnie z dnia 4 stycznia 2021 r.
3) Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności i równego traktowania Wykonawców.
4) Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
3. Nazwa oraz adres Zamawiającego
Biuro Wystaw Artystycznych
ul. Portiusa 4
38-400 Krosno
NIP 684-10-47-374.
4. Opis przedmiotu zamówienia
1) Wykonanie usługi tłumaczenia pisemnego z języka polskiego na język angielski i ukraiński oraz z języka ukraińskiego i angielskiego na język polski, oraz tłumaczenia ustnego z języka polskiego na język ukraiński i odwrotnie, dla Biura Wystaw Artystycznych w Krośnie na potrzeby projektu „Promotion and preservation of culture heritage in the area of Krosno and Uzhgorod” zgodnie ze „Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia” stanowiącym załącznik nr 2 niniejszego zapytania ofertowego.
2) Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską na potrzeby Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2014-2020.
3) Wymagania dotyczące tłumaczenia pisemnego:
a). Zadaniem Wykonawcy będzie przetłumaczenie:
- dokumentów lub też ich streszczeń (w zależności od potrzeb zamawiającego i wymagań w projekcie) wytworzonych w projekcie. Od wykonawcy będzie wymagana umiejętność tłumaczenie kontekstowego i znajomość merytoryczna obszaru objętego tłumaczeniami, w tym regulacji prawych UE i krajowych.|
- Wykonanie przedmiotowego zamówienie będzie wymagało od tłumacza specjalistycznej wiedzy w obszarze dotyczącym historii i dziedzictwa kulturowego Polski i Ukrainy oraz zagadnień z zakresu sztuki filmowej – tłumaczenie pisemne tekstu publikacji o historii i dziedzictwie Krosna, tłumaczenie dokumentacji projektowej, oraz tłumaczenia ustne symultaniczne w czasie dwudniowej konferencji zatytułowanej „Edukacyjne projekty filmowe i artystyczne jako narzędzia promocji dziedzictwa kulturowego” (zagadnienia związane ze sztuką filmową, tworzeniem filmów, w tym kreatywnych formach i technikach marketingowych, ze szczególnym naciskiem na promocję instytucji kultury i jednostek samorządowych) oraz tłumaczenie ustne towarzyszące w czasie jednodniowego objazdu krajoznawczego po Krośnie i okolicy grupy młodzieży z Ukrainy.
b). Podstawową jednostką obliczeniową tłumaczenia pisemnego jest strona obliczeniowa. Przyjmuje się następujący sposób obliczenia stron:
a. liczba stron dla tłumaczenia zwykłego wyliczana jest w edytorze Word, jako suma "znaków z pojedynczymi spacjami" przetłumaczonego tekstu, podzielona przez 1650, liczona dla tekstu w języku tłumaczenia, do jednego miejsca po przecinku,
b. rozliczenie odbywa się na podstawie liczby znaków/stron tekstu przetłumaczonego, (nie oryginału).
c). Szacunkowa ilość tłumaczeń pisemnych:
|
Rodzaj usługi |
Szacunkowa ilość stron |
|
Tłumaczenie pisemne z języka polskiego na język angielski - tłumaczenie kontekstowe dokumentów projektowych (informacji o projekcie i jego realizacji, korespondencji, raportów i bieżących dokumentów) oraz tekstu publikacji o projekcie |
25 |
|
Tłumaczenie pisemne z języka polskiego na język ukraiński - tłumaczenie kontekstowe dokumentów projektowych (informacji o projekcie i jego realizacji, korespondencji, raportów i bieżących dokumentów) oraz tekstu publikacji o projekcie |
25 |
|
Tłumaczenie pisemne z języka ukraińskiego na język polski - tłumaczenie kontekstowe dokumentów projektowych (informacji o projekcie i jego realizacji, korespondencji, raportów i bieżących dokumentów) oraz tekstu publikacji o projekcie |
25 |
|
Tłumaczenie pisemne z języka angielskiego na język polski - tłumaczenie kontekstowe dokumentów projektowych (informacji o projekcie i jego realizacji, korespondencji, raportów i bieżących dokumentów) oraz tekstu publikacji o projekcie |
25 |
4). Wymagania dotyczące tłumaczenia ustnego:
a.) Przedmiot zamówienia obejmuje wynajem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego (kabina z wyposażeniem, mikrofony bezprzewodowe, słuchawki) wraz z obsługą podczas dwudniowej konferencji (min. 5 godzin/dzień, maks. 8 godzin/dzień) dla min. 5, maks. 30 osób.
b). Zadaniem Wykonawcy będzie wykonanie tłumaczenia ustnego konferencyjnego symultanicznego i ustnego towarzyszącego.
Miejsce wykonania tłumaczenia ustnego konferencyjnego symultanicznego: Krosno, termin tłumaczenia: 17 oraz 18 czerwca 2021 roku;
Miejsce wykonywania tłumaczenia ustnego towarzyszącego: Krosno i okolice, termin tłumaczenia: do 30.09.20201. (ostateczny termin zostanie potwierdzony z Wykonawcą w trybie roboczym),
c). Szacunkowa ilość tłumaczeń ustnych:
|
Rodzaj usługi |
Szacunkowa ilość godzin |
|
Tłumaczenie ustne z języka polskiego na język ukraiński - tłumaczenie ustne konferencyjne symultaniczne |
15 |
|
Tłumaczenie ustne z języka ukraińskiego na język polski - tłumaczenie ustne konferencyjne symultaniczne |
2 |
|
Tłumaczenie ustne z języka polskiego na język ukraiński - tłumaczenie ustne towarzyszące |
8 |
|
Tłumaczenie ustne z języka ukraińskiego na język polski - tłumaczenie ustne towarzyszące |
8 |
przy czym rzeczywista ilość tłumaczeń będzie wynikała z faktycznego zapotrzebowania w projekcie, a rozliczenie będzie wg cen jednostkowych.
5. Termin realizacji:
a). Umowa zostanie zawarta w terminie do 7 dni kalendarzowych, od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty najkorzystniejszej.
b). Usługa będzie realizowana sukcesywnie od dnia podpisania umowy do 30.09.2021 r., lub w terminie wcześniejszym, jeżeli zostaną ukończone prace w projekcie.
c). Czas wykonania jednorazowego zlecenia tłumaczeń pisemnych ustala się stosując poniższą zasadę. Minimalna wydajność tłumaczenia ustala się na 10 stron na jeden dzień roboczy. Czas trwania zlecenia wylicza się, jako sumę ilość stron zleconych do tłumaczenia, podzielonych przez 10 i doliczonych dodatkowych dwóch dni roboczych z zaokrągleniem do pełnych dni w górę. Tak wyliczony termin realizacji jednostkowego zlecenia liczy się od godziny przekazania tekstu do tłumaczenia drogą elektroniczną lub dostarczenie dokumentu papierowego Wykonawcy do godziny otrzymania drogą elektroniczną lub w postaci papierowej poprawnie wykonanego tłumaczenia. Zamawiający przeprowadzi odbiór wykonanego i przekazanego do odbioru zakresu prac w terminie 3 dni robocze od daty otrzymania.
Dopuszcza się zmianę terminu wyliczonego w sposób określonego powyżej za obopólnym porozumieniem stron umowy. Zmiana ta nie wymaga zmiany niniejszej umowy
e). Zamawiający przekaże materiały do tłumaczenia drogą mailową lub w wersji papierowej wraz ze zleceniem pisemnym określającym nazwę dokumentu, termin realizacji, rodzaj tłumaczenia. Wykonawca dostarczy zamawiającemu tłumaczenie drogą mailową do weryfikacji, a po akceptacji dostarczy egzemplarz papierowy do siedziby Zamawiającego (Biuro Wystaw Artystycznych w Krośnie) wraz z protokołem przekazani tłumaczenia, zawierającym między innymi dane ze zlecenia, ilość znaków/stron tłumaczenia i rodzaj tłumaczenia.
Protokół odbioru musi zawierać m.in.:
- rodzaj tłumaczenia,
- miejsce,
- terminy,
- ilość godzin/stron.
f). Wykonawca jest zobowiązany zachować układ dokumentu oryginalnego.
g). W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego konieczności uwzględnienia zmian
w przetłumaczonym tekście Wykonawca jest zobowiązany do wprowadzenia poprawek zgodnie z zaleceniami Zamawiającego, aż do uzyskania jego akceptacji.
6. Wymagane doświadczenie wykonawcy
Wykonawca posiada doświadczenie w tłumaczeniu dokumentacji UE, wniosków grantowych oraz projektów UE (w parach języków PL->ENG, PL->UA, ENG->PL, UA->PL).
Wykonawca posiada doświadczenie w tłumaczeniu ustnym symultanicznym prelegentów występujących na konferencjach tematycznych (w parach języków PL->UA, UA->PL).
Wykonawca posiada doświadczenie w tłumaczeniu ustnym towarzyszącym w czasie wizyt zagranicznych gości (w parach języków PL->UA, UA->PL).
Zamawiający uzna warunek doświadczenia za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, nieprzerwanie przez okres co najmniej 6 miesięcy należycie realizował lub realizuje co najmniej 2 zamówienia na rzecz co najmniej 2 różnych Zamawiających, polegające na tłumaczeniu tekstów o charakterze prawnym, popularnonaukowym, promocyjnym i tym podobnych, oraz tłumaczeń ustnych konferencyjnych oraz towarzyszących.
7. Warunki płatności
Faktura będzie wystawiana za prace wykonane w danym miesiącu. Faktury będą wystawiane na podstawie protokołów odbioru bez zastrzeżeń. Płatność zostanie uregulowana przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze w terminie do 14 dni od daty doręczenia do siedziby Zamawiającego przez Wykonawcę prawidłowo wystawionej faktury/rachunku.
8. Wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami
Do porozumiewania się z Wykonawcą w sprawach związanych z niniejszym postępowaniem upoważniona jest osoba: Katarzyna Solińska, k.solinska@bwakrosno.pl, tel. 13 432 61 87.
9. Sposób przygotowania oferty
1) Ofertę należy sporządzić w języku polskim na załączonym druku „OFERTA”.
2) Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną.
3) Zamawiający odrzuca oferty, jeżeli:
a) oferta została złożona po wyznaczonym terminie lub/i w niewłaściwym miejscu,
b) oferta nie jest sporządzona w języku polskim na załączonym druku „OFERTA”.
10. Termin i forma złożenia oferty
1) Ofertę stanowiącą odpowiedź na zapytanie należy składać w terminie do dnia 08.06.2021 r., w zamkniętej kopercie opisanej:
a) Oferta na wykonanie usługi tłumaczenia w ramach projektu pt. "Promocja i ochrona dziedzictwa kulturowego na obszarze Krosna i Użhorodu" w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2014-2020.
z dopiskiem „Nie otwierać przed 09.06.2021 r.”.
2) Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego:
Biuro Wystaw Artystycznych
ul. Portiusa 4
38-400 Krosno
3) W przypadku nieprawidłowego zaadresowania lub zamknięcia koperty Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za złe skierowanie przesyłki i jej nieterminowe dostarczenie jak i przedterminowe otwarcie.
4) Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego:
Biuro Wystaw Artystycznych w Krośnie
ul. Portiusa 4
38-400 Krosno
w dniu 09.06.2021 r. o godz. 12:00, II piętro, sala audiowizualna.
Otwarcie ofert jest jawne.
5) Protokół wraz z załącznikami tj.: oferty, opinie, oświadczenia wnioski i inne dokumenty składane przez Zamawiającego i Wykonawców oraz umowa jest jawny. Zamawiający prześle Wykonawcy protokół z sesji otwarcia ofert na pisemny wniosek Wykonawcy.
11. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty
Zamawiający będzie oceniał tylko oferty niepodlegające odrzuceniu.
Kryteria oceny ofert:
1) cena – 80 %
W kryterium „cena” zostanie zastosowany wzór:
P = [Cmin: C] x 80
gdzie:
P – liczba punktów
Cmin – cena najniższa
C – cena badana
2) doświadczenie – 20%
Kryterium to zostanie ocenione na podstawie informacji przedstawionych przez oferenta
w Formularzu zgłoszeniowym. Ocena punktowa w ramach tego kryterium zostanie dokonana zgodnie ze wzorem:
Gdzie:
– oznacza sumaryczną liczbę punktów przyznanych rozpatrywanej ofercie w kryterium jakościowym,
– oznacza maksymalną liczbę punktów możliwą do zdobycia przez kandydatów,
– liczbę punktów przyznanych badanej ofercie.
Punkty w tym kryterium zostaną przyznane w skali punktowej od 0 do 20 na podstawie analizy treści zawartych w Formularzu zgłoszeniowym. Pod uwagę będą brane następujące elementy:
- Doświadczenie w zakresie tłumaczeń ustnych (symultanicznych konferencyjnych i towarzyszących) z języka polskiego na język ukraiński oraz odwrotnie.
- Doświadczenie w zakresie tłumaczeń pisemnych z języka polskiego na język angielski i ukraiński oraz z języka ukraińskiego i angielskiego na język polski.
- Tłumaczenia w ramach zadań organizowanych/finansowanych przez UE.
Ad 1) W skali punktowej od 0 do 8 punktów – doświadczenie w zakresie tłumaczeń ustnych z języka polskiego na język ukraiński oraz odwrotnie.
Ocena będzie dokonywana w następujący sposób:
1. Brak doświadczenia w zakresie tłumaczeń ustnych (symultanicznych konferencyjnych i towarzyszących) z języka polskiego na język ukraiński i odwrotnie – 0 pkt.
2. Doświadczenie w zakresie tłumaczeń ustnych (symultanicznych konferencyjnych i towarzyszących) z języka polskiego na język ukraiński i odwrotnie – 8 pkt.
Uwaga: Oferenci będą zobowiązani do wskazania i zwięzłego opisania w Formularzu informacji dotyczącej doświadczenia w zakresie tłumaczeń ustnych (symultanicznych konferencyjnych i towarzyszących) z języka polskiego na język ukraiński i odwrotnie.
Ad 2) W skali punktowej od 0 do 8 punktów – doświadczenie w zakresie tłumaczeń pisemnych z języka polskiego na język angielski i ukraiński oraz z języka ukraińskiego i angielskiego na język polski.
Ocena będzie dokonywana w następujący sposób:
1. Brak doświadczenia w zakresie tłumaczeń pisemnych z języka polskiego na język angielski i ukraiński oraz z języka ukraińskiego i angielskiego na język polski – 0 pkt.
2. Doświadczenie w zakresie tłumaczeń pisemnych z języka polskiego na język angielski i ukraiński oraz z języka ukraińskiego i angielskiego na język polski – 8 pkt.
Uwaga: Oferenci będą zobowiązani do wskazania i zwięzłego opisania w Formularzu informacji dotyczącej doświadczenia w zakresie tłumaczeń pisemnych z języka polskiego na język ukraiński i angielski oraz z języka ukraińskiego i angielskiego na język polski.
Ad 3) W skali punktowej od 0 do 4 punktów – doświadczenie w zakresie tłumaczeń w ramach zadań organizowanych/finansowanych przez UE.
1. Brak doświadczenia w zakresie tłumaczeń w ramach zadań organizowanych/finansowanych przez UE – 0 pkt.
2. Doświadczenie w zakresie tłumaczeń w ramach zadań organizowanych/finansowanych przez UE– 4 pkt.
Zamawiający wybierze ofertę z największą ilością uzyskanych punktów.
Uwaga: W razie dodatkowych wyjaśnień i informacji, pytania proszę kierować do: Katarzyna Solińska, k.solinska@bwakrosno.pl, tel. 13 432 61 87.
12. Termin związania ofertą
Termin związania ofertą wynosi 30 dni, licząc od upływu terminu składania ofert.
13. Informacja o formalnościach jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia
1) Zamawiający niezwłocznie po wybraniu oferty albo zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru, powiadamia Wykonawców o jego wyniku albo o zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru.
2) Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający poinformuje Wykonawców o wyborze oferty najkorzystniejszej.
3) Po wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający wezwie niezwłocznie Wykonawcę, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie określonym w pkt. 5 Wykonawca nie zawrze umowy, Zamawiający może zawrzeć umowę
z Wykonawcą, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą.
14. Postanowienia końcowe
Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
a) żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców po otrzymaniu ofert,
b) wyłącznej interpretacji zapisów zawartych w zapytaniu ofertowym,
c) unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
* niepotrzebne skreślić
Ewelina Jurasz
Dyrektor Biura Wystaw Artystycznych
