Dokonano aktualizacji treści zapytania ofertowego (zmianę wyróżniono kolorem czerwonym).
.png)
Załącznik nr 2
do Regulaminu udzielania zamówień publicznych
o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 zł netto,
w Biurze Wystaw Artystycznych w Krośnie
Krosno, 20 września 2023 r.
Aktualizacja, 21 września 2023 r.
……………………………
(pieczątka zamawiającego)
............................................
(znak sprawy)
Biuro Wystaw Artystycznych
ul. Portiusa 4
38-400 Krosno
(nazwa/adres oferenta
lub wykonawcy)
ZAPYTANIE OFERTOWE NR 5
Na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Biuro Wystaw Artystycznych zwraca się z zapytaniem ofertowym o cenę dostaw/usług/robót budowlanych*
Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej 130 000 złotych (§ 4 ust. 1 pkt 2 Regulaminu stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 02/2021 Dyrektora Biura Wystaw Artystycznych w Krośnie z dnia 4 stycznia 2021 r.) Do zamówienia nie stosuje się ustawy z dnia 11września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.
1. Biuro Wystaw Artystycznych w Krośnie zaprasza do złożenia oferty na: Przeprowadzenie kampanii promocyjnej w ramach przedsięwzięcia „Sami o Sobie” – Centrum Aktywności Młodzieży realizowanego w ramach projektu "Kreujemy+Rozwijamy+Ożywiamy+Stymulujemy+Nakreślamy+Odmieniamy=KROSNO”.
2. Termin realizacji zamówienia:
Zamówienie będzie realizowane od dnia zawarcia umowy do dnia 31 października 2023 r.
3. Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie kampanii promocyjnej obejmującej:
1) artykuły sponsorowane w prasie lokalnej i ogólnopolskiej
2) realizacja materiału promocyjnego – spot video
3) spoty radiowe
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
1) Czas trwania kampanii: 1 października 2023 r. – 31 października 2023 r.
2) Cel kampanii:
a) Promocja przedsięwzięcia „Sami o Sobie” – utworzenie Centrum Aktywności Młodzieży realizowanego w ramach projektu "Kreujemy+Rozwijamy+Ożywiamy+Stymulujemy+Nakreślamy+Odmieniamy=KROSNO”
b) Promocja otwarcia Centrum Aktywności Młodzieży w październiku 2023 r.
c) Zaprezentowanie przestrzeni jaką jest Centrum Aktywności Młodzieży przy ul. Rynek 6
d) Zaproszenie do udziału w wydarzeniach realizowanych w dniach oficjalnego otwarcia oraz zaplanowanych na kolejne miesiące
e) Pokazanie w formie video działalności i codziennej pracy w Centrum Aktywności Młodzieży
3) Grupa docelowa
a) Główna grupa docelowa: młodzież w wieku 13-25 lat z Krosna, ucząca się w Krośnie, młodzież z powiatu krośnieńskiego oraz okolicznych powiatów
b) Uzupełniające grupy: mieszkańcy Krosna i najbliższych okolic, mieszkańcy Podkarpacia
4) Zakres kreacji/narzędzia kampanii:
a) artykuły sponsorowane w prasie lokalnej - w liczbie nie mniejszej niż 4, opatrzone fotografiami/grafikami promocyjnymi/filmami – publikowane zgodnie z harmonogramem ustalonym z Zamawiającym
b) artykuły sponsorowane w prasie ogólnopolskiej - w liczbie nie mniejszej niż 2, opatrzone fotografiami/grafikami promocyjnymi/filmami – publikowane zgodnie z harmonogramem ustalonym z Zamawiającym
c) spot video - w liczbie 1, czas trwania do 4 minut – publikowany zgodnie z harmonogramem ustalonym z Zamawiającym, wykonany przez Wykonawcę we współpracy z Zamawiającym
d) spoty radiowe - w liczbie 10, długość każdego do 30 sekund – harmonogram, częstotliwość emisji, po ustaleniu z Zamawiającym
- dobór stacji: co najmniej 2 stacje regionalne lub sieciowe spośród stacji o najwyższym stopniu słuchalności wśród młodzieży
- produkcja odbędzie się na podstawie scenariuszy przygotowanych przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym
5) Monitoring:
Wykonawca zobowiązany będzie do optymalizacji kampanii w trakcie jej trwania tj. stałego monitorowania realizacji emisji i reagowania na sytuacje powodujące potencjalne ryzyko niepowodzenia kampanii np. brak zakładanego zasięgu reklamy.
Obowiązkiem Wykonawcy będzie oznaczanie wszystkich materiałów promocyjnych związanych z kampanią, zgodnie z: wytycznymi Beneficjenta programu w zakresie informacji i promocji. Wszelkie niezbędne oznaczenia, logotypy przekaże Zamawiający.
Obowiązkiem Wykonawcy będzie każdorazowe dostarczenie do Zleceniodawcy:
- projektów celem akceptacji;
- wykonanej publikacji celem archiwizacji np. wydanie gazety, w której znajduje się ogłoszenie, pliku z nagraniem reklamy radiowej w formacie umożliwiającym odtworzenie bez konieczności zakupu specjalistycznego oprogramowania np. mp3, Print Screen ze stron internetowych na których umieszczono ogłoszenia, itp.
6) Ze względu na wymagania odnośnie promocji, wszelkie materiały powinny być zgodne i spójne z identyfikacją wizualną Centrum Aktywności Młodzieży.
7) Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji z Oferentem, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, celem jej dopasowania do potrzeb i możliwości projektu.
4. Dodatkowe warunki zamówienia:
1) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a) spełniają warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej poprzez wykazanie, że:
Wykonawca posiada minimalne wymagane doświadczenie umożliwiające realizację zamówienia na odpowiednim poziomie jakości – tj. wykonał należycie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 (słownie: dwie) usługi, z których każda swoim zakresem obejmowała: przeprowadzenie kampanii promocyjnej. Zamawiający uzna warunek za spełniony w przypadku przedłożenia przez Wykonawcę do oferty Załącznika nr 2 Doświadczenie wykonawcy. Potwierdzeniem doświadczenia mogą być np. portfolio, kopie protokołów odbioru, referencje, inne.
b) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy
o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Zamawiający uzna warunek za spełniony w przypadku przedłożenia przez Wykonawcę do oferty Załącznika nr 3 – Oświadczenie UA wykonawcy składanego na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę.
Oferenci, którzy nie przedłożą załączników, o których mowa w pkt 4 zostaną odrzuceni z przyczyn formalnych.
2) Warunki płatności
Faktura będzie wystawione na podstawie protokołów odbioru bez zastrzeżeń. Płatność zostanie uregulowana przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze w terminie do 14 dni od daty doręczenia do siedziby Zamawiającego przez Wykonawcę prawidłowo wystawionej faktury/rachunku.
3) Sposób przygotowania oferty
a) Ofertę należy sporządzić w języku polskim na załączonym druku „OFERTA” – Załącznik Nr 1.
b) Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną.
c) Zamawiający odrzuca oferty, jeżeli:
- oferta została złożona po wyznaczonym terminie lub/i w niewłaściwym miejscu,
- oferta nie jest sporządzona w języku polskim na załączonym druku „OFERTA”.
5. Kryteria oceny ofert:
Zamawiający będzie oceniał tylko oferty niepodlegające odrzuceniu.
Kryteria oceny ofert:
1) cena – 80 %
W kryterium „cena” zostanie zastosowany wzór:
P = [Cmin: C] x 80
gdzie:
P – liczba punktów
Cmin – cena najniższa
C – cena badana
2) doświadczenie – 20%
Kryterium to zostanie ocenione na podstawie informacji przedstawionych przez oferenta w Formularzu zgłoszeniowym. Ocena punktowa w ramach tego kryterium zostanie dokonana zgodnie ze wzorem:
gdzie:
Dn – oznacza sumaryczną liczbę punktów przyznanych rozpatrywanej ofercie w kryterium jakościowym,
Do – oznacza maksymalną liczbę punktów możliwą do zdobycia przez kandydatów,
D – liczbę punktów przyznanych badanej ofercie.
Punkty w tym kryterium zostaną przyznane w skali punktowej od 0 do 20 na podstawie analizy treści zawartych w załączniku nr 2 do oferty. Pod uwagę będą brane następujące elementy:
Doświadczenie umożliwiające realizację zamówienia na odpowiednim poziomie jakości – tj. Wykonawca wykonał należycie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 (słownie: dwie) usługi, z których każda swoim zakresem obejmowała: przeprowadzenie kampanii promocyjnej.
Oferenci będą zobowiązani do wskazania i zwięzłego opisania w Załączniku nr 2 do oferty informacji dotyczącej doświadczenia w danym zakresie.
Ocena będzie dokonywana w następujący sposób:
a) 2 usługi – 0 pkt.
b) Każda kolejna usługa 5 pkt – maksymalnie do 20 pkt.
6. Termin i forma złożenia oferty:
1) Oferty należy składać osobiście lub za pośrednictwem operatora pocztowego
w siedzibie Zamawiającego:
Biuro Wystaw Artystycznych
ul. Portiusa 4
Krosno
w zamkniętej kopercie opisanej:
„Oferta na przeprowadzenie kampanii promocyjnej w ramach przedsięwzięcia „Sami o Sobie” – Centrum Aktywności Młodzieży realizowanego w ramach projektu "Kreujemy+Rozwijamy+Ożywiamy+Stymulujemy+Nakreślamy+Odmieniamy=KROSNO”
z dopiskiem „Nie otwierać przed 28.09.2023 r., do godz. 12:00”.
w terminie do dnia 28.09.2023 r., do godz. 12:00
W przypadku nieprawidłowego zaadresowania lub zamknięcia koperty Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za złe skierowanie przesyłki i jej nieterminowe dostarczenie jak i przedterminowe otwarcie.
2) Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego:
Biuro Wystaw Artystycznych
ul. Portiusa 4
38-400 Krosno
w dniu 28.09.2023 r. o godz. 12:30, II piętro, sala audiowizualna.
Otwarcie ofert jest jawne.
3) Protokół wraz z załącznikami tj.: oferty, opinie, oświadczenia wnioski i inne dokumenty składane przez Zamawiającego i Wykonawców oraz umowa jest jawny. Zamawiający prześle Wykonawcy protokół z sesji otwarcia ofert na pisemny wniosek Wykonawcy.
4) Zamawiający niezwłocznie po wybraniu oferty albo zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru, powiadamia Wykonawców o jego wyniku albo o zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru.
5) Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający poinformuje Wykonawców o wyborze oferty najkorzystniejszej.
6) Po wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający wezwie niezwłocznie Wykonawcę, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeżeli w terminie określonym w pkt. 1 Wykonawca nie zawrze umowy, Zamawiający może zawrzeć umowę
z Wykonawcą, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą.
7) Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
a) żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców po otrzymaniu ofert,
b) wyłącznej interpretacji zapisów zawartych w zapytaniu ofertowym,
c) unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
8) Szczegółowych informacji w zakresie realizacji zamówienia udzieli: Barbara Jurkowska tel.: 13 43 261 87 e-mail: galeria@bwakrosno.pl
9) Zamawiający dopuszcza możliwość unieważnienia postępowania lub odstąpienia od zawarcia umowy w każdym czasie bez podania przyczyny oraz negocjacji ceny z wykonawcą wyłonionym w procedurze zamówienia.
7. Klauzula informacyjna dotycząca art. 13 RODO w zakresie danych osobowych
Klauzula informacyjna dotyczy danych osobowych:
- wykonawcy (będącego osobą fizyczną, będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą),
- pełnomocnika wykonawcy (osoby fizycznej),
- osób, które w swojej ofercie wykonawca przedkłada celem wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, braku podstaw do wykluczenia z postępowania czy potwierdzenia wymogów Zamawiającego dotyczących wykonania przedmiotu zamówienia.
Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i 14 rozporządzenia PEiR (UE) nr 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, s. 1, z późn. zm.) – dalej RODO, informujemy, że:
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
Biuro Wystaw Artystycznych
ul. Portiusa 4, 38-400 Krosno
Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Biurze Wystaw Artystycznych:
Piotr Wilusz, galeria@bwakrosno.pl
tel.: 13 43 261 87
2) Może Pan/Pani kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych lub z wyznaczonym u Administratora Inspektorem ochrony danych na adres e-mail: galeria@bwakrosno.pl.
3) Podstawy i cele przetwarzania danych:
a) Dane osobowe wykonawcy, który jest osobą fizyczną: Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w związku z wykonaniem umowy, a także podjęcia czynności niezbędnych przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), w związku z obowiązkiem prawnym ciążącym na administratorze wynikającym z przepisów prawa, a także ustawy o dostępie do informacji publicznej, w związku z obowiązkiem ujawniania danych Wykonawcy w zakresie stanowiącym informację publiczną (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Dane mogą być także przetwarzane w celu ewentualnego dochodzenia lub obrony przed roszczeniami na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
b) Dane osób działających w imieniu Wykonawcy, w tym wskazanych w umowie z Wykonawcą: Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją postanowień zawartej umowy, a także ewentualnego dochodzenia lub obrony przed roszczeniami na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4) Pani/a dane mogą być udostępniane podmiotom i osobom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa, w tym podmiotom uprawnionym do uzyskania informacji publicznej. Mogą zostać także udostępnione podmiotom realizującym czynności niezbędne do zrealizowania wskazanych celów przetwarzania (kancelaria prawna).
5) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres trwania umowy, a następnie przez okres 5 kolejnych lat kalendarzowych ze względu na przepisy o rachunkowości. W przypadku roszczeń dane będą przetwarzane do czasu ich przedawnienia.
6) Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
7) Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).
8) Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia oraz realizacji umowy.
8. Załączniki:
Załącznik Nr 1 - OFERTA
Załącznik Nr 2 - Doświadczenie wykonawcy
Załącznik Nr 3 - Oświadczenie UA
Załącznik Nr 4 – Wzór umowy
…………………………………………………….
(data i podpis)
Dyrektor Biura Wystaw Artystycznych
w Krośnie
